Personal data privacy

Oplysning om persondata til kunder og øvrige samarbejdspartnere (herunder beboere og boligforeninger)

Exponent A/S persondatapolitik for indsamling af oplysninger til aftalebrug

Som kunde hos Exponent A/S, CVR. nummer 20912030, (herefter ´Selskabet) behandler vi dine personoplysninger i overensstemmelse med den seneste lovgivning omkring persondata og privatlivsbeskyttelsespolitik.

Som følge af din aftale med Exponent A/S accepterer du denne privatlivspolitik.

1. Generelt

Gennem din aftale med selskabet indsamles der personoplysninger om dig.

Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EU´s Databeskyttelsesforordning, som har virkning fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesordningen og den nuværende persondatalov.

Nedenfor kan de læse om, hvilke informationer vi indsamler, hvordan de behandles samt hvem du kan kontakte ifm. spørgsmål eller evt. indsigelser i forhold til de indsamlede data.

2. Personoplysninger generelt

Personoplysninger vil sædvanligvis være:

  • For- og efternavn

  • Adresse

  • E-mailadresse

  • Telefonnummer

Personoplysningerne, som vi indsamler, bliver brugt til at identificere dig som kunde samt levere de services, du har købt af os.

Personoplysningerne, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelsen af vores aftale med dig som kunde, vil blive opbevaret i vores IT-system og/eller fysisk register. Du kan læse mere i pkt. 2.1 og 2.2 om, hvordan vi opbevarer og beskytter data.

2.1 Hvem registrerer vi?

Selskabet behandler kontaktoplysninger mv. på samarbejdspartnere samt de kontaktpersoner, vi har hos samarbejdspartnere, herunder ansatte hos samarbejdspartnere.

Selskabet behandler desuden i nødvendigt omfang persondata på de beboere eller andre, hvor vi efter aftale med vores direkte samarbejdspartner (f.eks. en Boligforening) leverer en håndværksydelse. Der henvises til pkt. 2.7.

2.2 Hvor opbevarer vi dine personoplysninger?

Dine personoplysninger bliver opbevaret i samarbejde med tredje part, da vi mener det er den bedste måde at sikre dine oplysninger som kunde. Vi samarbejder med

  • Microsoft (varetager hosting af IT-system)

  • Deltek (varetager kundedata i forbindelse med salgs- og markedsføring, økonomisystem)

  • Malerfirmaet V.S. Larsen A/S (varetager lønsystem)

Efter den gældende lovgivning skal dine personoplysninger opbevares fortroligt og sikkert. Derfor bliver dine personoplysninger opbevaret og gemt i vores IT-system – et system som overholder de givne regler indenfor persondataforordningen eller i fysisk register opbevaret efter den gældende persondatalov.

2.3 Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?

Alle vores samarbejdspartnere opbevarer vores data og derved dine personoplysninger på servere indenfor EU, så de vil til hver en tid være omfattet af beskyttelsen i persondataforordningen.

Selskabet er, overfor dig, ansvarlige for opbevaringen af dine personlige oplysninger hos vores databehandlere.

Vi sikrer os løbende, at vores databehandlere har truffet de nødvendige tekniske og sikkerhedsmæssige foranstaltninger mod, at dine personoplysninger går tabt, forringes eller på anden måde bliver hændeligt tilintetgjort. Derudover sikrer vi os, at dine personoplysninger ikke kommer uvedkommende til kendskab, data på nogen måder misbruges eller behandles i strid med de regler der, til hver en tid, gælder indenfor persondataforordningen.

2.4 Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Når du som kunde køber en service hos Selskabet, har vi brug for dokumentation i form af dine personoplysninger.

Opbevaringen af personoplysningerne er afhængig af, hvor længe aftalen med Selskabet består og hvorvidt disse er relevante. Som udgangspunkt bliver dine personoplysninger opbevaret i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Regnskabsåret for Selskabet ender 30. september – det vil sige, at hvis din aftale med Selskabet er indgået i april 2018, vil vi være forpligtet efter gældende regler til at opbevare dine personoplysninger indtil udgangen af september 2023.

2.5 Hvordan anvender vi dine personoplysninger?

Indsamlingen af personoplysninger er til for at vi kan opfylde vores aftale med dig som kunde og bruges almindeligvis til kundeadministration ved eks. fremsendelse af faktura.

Disse oplysninger vil som udgangspunkt ikke bliver videreformidlet til tredjepart. Imidlertid kan dine almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelse af aftalen.

Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at Selskabet (eller tredjemand) kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til dig går forud herfor.

Anden videregivelse tillades kun, såfremt gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af personoplysninger.

2.6 Indhentelse af personoplysninger fra tredjemand

Hvis det er nødvendigt for at levere en ydelse, kan Selskabet indhente personoplysninger, primært kontaktoplysninger, fra en tredjemand.

Selskabet kan tillige indhente personoplysninger fra vores samarbejdspartnere om andre registrerede, hvis dette er nødvendigt for en ydelse, Selskabet skal levere. F.eks. kan Selskabet modtage oplysninger om Beboeres adresse, telefonnummer mv., hvis dette er nødvendigt for Selskabets levering af en ydelse hos den pågældende beboer.

2.7 Behandling af personoplysninger om beboere

Behandlingen har i givet fald hjemmel i Persondatalovens artikel 6, stk. 1, litra f. Det vil sige, at vi kan behandle oplysninger om beboere, hvis vores interesse i at behandle oplysningen overstiger beboerens interesse i, at oplysningen ikke behandles. Da beboeren har en interesse i, at vi levere en håndværksmæssig ydelse, kan vi behandle oplysningerne i det omfang, at de er relevante.

2.8 Hvad er dine rettigheder?

Som kunde hos Selskabet har du, til hver en tid, ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har indsamlet, opbevarer og behandlet om dig. Hvis det er tilfældet, så kontakt os på vores hovednummer 70263300 eller kontakt mail info@exponent.dk

Du kan til enhver tid kræve at få dine personoplysninger berigtiget, begrænset, slettet eller gøre indsigelse hos Selskabet – alt sammen uden unødvendig forsinkelse.

2.9 Hvis der kommer ændringer i behandlingen af personoplysninger

Selskabet forbeholder sig retten til at ændre og opdatere i ovenstående retningslinjer for behandling af personoplysninger. Hvis retningslinjerne skulle ændres, så vil datoen for ’sidst opdateret også ændre sig nederst på siden.

3. Kontakt

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, så kan du kontakte Datatilsynet (Borgergade 28, 5, 1300 København K). Det kan du gøre via mail dt@datatilsynet.dk eller på tlf. 33193200.

Med venlig hilsen

Exponent A/S

Sidst opdateret 31/7-2019.